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La planification et l’organisation des séances sont de la responsabilité du Secrétariat général, en étroite collaboration avec la présidence de la CDIP. Chaque année, un canton accueille l’assemblée annuelle de la CDIP, qui se déroule sur deux jours. Rien n’est laissé au hasard dans l’organisation de cet événement.

En Suisse, les décisions de politique éducative à l’échelon national ne se prennent généralement pas en une seule séance. Il faut toute une logistique pour créer de l'espace et permettre que cela se produise. Chaque année, les directrices et directeurs cantonaux de l’instruction publique sont invités à se réunir lors de deux assemblées plénières et d’une assemblée annuelle de deux jours. Comme les séances des organes de la CDIP ont lieu chaque année aux mêmes périodes, le calendrier est fixé trois ans à l'avance. Il sert de base à l’ensemble du processus d'organisation, de la réservation des salles à l’indispensable chansonnier.

Tout un dispositif est nécessaire
Environ 60 personnes assistent aux assemblées plénière: les 26 directrices et directeurs et les membres de leur administration qui les accompagnent, la délégation du Liechtenstein, ainsi que des hôtes permanents, représentant certaines agences spécialisées, les associations faîtières partenaires (enseignantes et enseignants, responsables d’établissement) et, naturellement, la Confédération. Pour accueillir une telle assemblée, il faut avant tout disposer d’une grande salle aérée, dotée d'une bonne infrastructure. La CDIP a ainsi siégé dans les endroits les plus divers: l’Hôtel du Gouvernement cantonal, une salle (sportive) polyvalente, et même une scène de théâtre, comme l'année dernière au Théâtre du Jura.

Une foule de détails doivent être pris en compte pour que tout se passe bien: microphones, écrans et projecteurs, connexion WiFi pour les tablettes et ordinateurs portables, suffisamment de prises électriques (et de rallonges), bouteilles d'eau, documents de dernière minute (les fameux «Tischpapier») ou encore noms sur les tables. Le placement doit refléter les quatre conférences régionales de la CDIP, avec en touche finale les petits drapeaux cantonaux posés devant chaque membre de la Conférence – une indication visuelle parfois fort utile pour les procès-verbalistes lorsque les discussions s’emballent.

Car un procès-verbal de chaque séance consigne les interventions dans leur langue respective (français ou allemand). Auparavant, il aura fallu préparer la documentation de séance, constituer un PDF par langue pour chaque dossier et, jusqu’à la fin de l’année dernière, les photocopier. Au fil des années, un nombre astronomique de copies papier ont ainsi été envoyées par courrier postal. Depuis 2023, pour des raisons d'économie d'énergie notamment, la CDIP est passée au tout numérique. Les fichiers sont mis à disposition sur une plateforme à accès fermé, trois semaines avant la date de l’assemblée.

Rien n’est laissé au hasard
Le canton auquel il reviendra d’accueillir l'assemblée annuelle trois ans plus tard est déterminé selon un système de rotation. Un an environ avant la date de l'assemblée annuelle, il reçoit un dossier contenant des exemples d'invitations (bulletin d'inscription, plan d’accès, disposition des tables) et une check-list des étapes à suivre et des exigences à remplir pour la réalisation de cet événement. Le canton hôte est invité à communiquer en retour les coordonnées de la personne qui assurera le contact avec le Secrétariat général pour toutes les questions à régler. Le choix de la salle et de l’hôtel doit se faire au plus vite. Une visite sur place a lieu pour analyser s'il répond à tous les critères. Cette visite est également l’occasion de discuter en détail de l’organisation, car le hasard n’a pas sa place. Tout au long du processus, la communication avec le canton hôte est intense. Plus de 150 courriels sont échangés d’avril à novembre. Sans compter les appels téléphoniques, les fichiers partagés et actualisés, etc.

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… et tout se termine en chansons
L'assemblée annuelle se déroule sur deux jours (un jeudi et un vendredi). Le jeudi soir, le canton hôte organise un repas de gala. Et comme la présidente l'a déjà dit (voir le blog du 1er novembre 2022), tout se termine en chansons. Le traditionnel livret de chants de la CDIP a 40 ans!